Як все встигнути на роботі? Принципи тайм-менеджменту
Опубликованно 16.09.2018 22:22
Ви хочете продуктивно працювати і все встигнути? Як на роботі спланувати свій час таким чином, щоб у вас вистачало сил на всі завдання? Людина, яка тільки осягає мистецтво тайм-менеджменту, може не знати всіх тонкощів і нюансів. Тому читайте статтю і застосовуйте поради, які допоможуть вам зробити більше за меншу кількість часу. Пишіть план ввечері
Перше, що повинен зробити чоловік, який хоче навчитися планувати свій час, так це написати план на день. Складати його потрібно ввечері наступного дня. Але не потрібно будувати жорсткий план з прив'язками по годинах. Потрібно розуміти, що може виникнути форс-мажор, і вам доведеться на ходу переписувати свої справи. Завжди плануйте лише 60 % свого часу. Решта 40 % можна буде зайняти щоденною рутиною, зразок розбору пошти або ж здійснення важливих дзвінків.
План на день допоможе вам стати організованим. Адже з ранку здається, що часу ще навалом, і ви обов'язково виконаєте все, що потрібно. Але коли настає обідня перерва, ви можете здивуватися, що навіть половина справ ще не зроблена. План допоможе вам зрозуміти, які завдання ви сьогодні зможете зробити, а які – ні. Ви не будете хапатися за все і відразу, а будете продуктивно працювати над одним проектом і встигнете його завершити вже до вечора. Діліть "слонів" на "жаб"
Який основний принцип тайм-менеджменту слід взяти на озброєння? Великі справи, які образно можна охрестити слонами, потрібно розбивати на невеликі дії, звані жабами. Коли людина думає про важливому проекті, він може його відкладати тільки з тієї причини, що не буде знати, з чого почати. Щоб не виникало подібної ситуації, слід відразу сісти і подумати, за скільки кроків можна виконати завдання і які дії потрібно зробити, щоб реалізувати поставлену перед вами завдання. Коли у вас буде матися список з 10 дій, ви зможете їх розподілити на 10 днів і зі спокійною совістю виконувати по одному важливій справі в день. Проект вже не буде напружувати вас, і ви не будете панікувати, думаючи про майбутню роботу. Робіть спочатку важливе, а потім термінове
Ви склали план роботи, але вранці зрозуміли, що ваші плани накриваються з-за того, що інші люди мають своє уявлення про термінові справи? Вам треба навчитися переносити телефонні дзвінки і розмови з колегами на післяобідній час. Як робити роботу швидко? Вранці ви запланували роботу над звітом. Ви розумієте, що справа важлива, і слід його завершити вже до вечора. Але тут вам подзвонив постачальник і вирішив обговорити з вами партію товару, яку ви замовляли минулого тижня. Телефонна розмова – справа термінова, але не важливе. Ви можете перенести його на післяобідній час, коли звіт буде готовий, і ви не будете думати про те, як би швидше її закінчити. Не потрібно боятися образити людину. У вас свої плани, у нього свої. Ви можете прийти до компромісу, який всіх влаштує. Але ні в якому разі не поступайтесь своїми інтересами, інакше ви не зможете працювати продуктивно. Визначте свої годинники активності
Ви жайворонок чи сова? Потрібно визначитися з годинником своєї продуктивності, щоб працювати на повну потужність. Що головне в роботі? Знання своїх фаз працездатності. Якщо ви знаєте, що найбільш продуктивна частина дня – це ранок, то намагайтеся саме на цей час призначати зустрічі або ж планувати роботу над складними проектами. А в післяобідній час ви зможете зайнятися рутинними справами, розбором електронної пошти або скануванням і підшивкою документів. Якщо ж ви знаєте, що ви сова, то краще відновити свій графік так, щоб працювати весь час у другу зміну. Ви зможете вранці висипатися, а ввечері влаштовувати зустрічі з клієнтами або ж сидіти над зведенням складних даних. Потрібно розуміти, що запас енергії у людини обмежений. І якщо ви будете працювати не в свої годинники активності, ви зробите менше, а витратите на це більшу кількість часу. Ранок – час для навчання
Бажання працювати продуктивно похвально. Але щоб працювати на повну потужність, чоловік повинен постійно вчитися і вдосконалювати свої знання. Ви не можете знайти час на це? У вас є ранок. Якщо ви встанете на годину раніше, ви зможете прочитати кілька статей в спеціалізованих журналах з інновацій в області вашої діяльності. Також ви можете вивчати інформацію в інтернеті і дивитися навчальні відео. Вмійте розставити пріоритети. Сон корисний тільки в тому випадку, коли ви спите по 7-8 годин. Але коли ви валяєтеся в ліжку по 9-10 годин, подібне заняття назвати продуктивним буде неможливо. Не витрачайте час даремно. Навчаючись в ранкові години, ви зможете стати набагато продуктивніше, ніж більшість ваших колег, а значить, зможете працювати краще і отримувати численні дивіденди. Розставляйте пріоритети
Чим ви займаєтеся в години вашої активності? Сидите в соціальних мережах або ж базікаєте з колегами? Не втрачайте час даремно. Навчіться розставити пріоритети. В першу чергу потрібно зробити ті завдання, які є важливими, в другу – ті, які є терміновими, а після цього ви можете займатися своєю рутинною роботою. В соціальних мережах ви зможете посидіти під час перерви, в цей же час ви можете поговорити з колегами. Але витрачати свій продуктивний час на заняття дурницями – дуже нерозумно.
Пріоритети завжди треба розставляти ввечері. Якщо вранці у вас з'являється якесь дуже важливе завдання, ви повинні оцінити його терміновість. У разі, якщо ця робота зможе почекати, не поспішайте приступати до її виконання. Спочатку зробіть те, що планували, а якщо залишиться час, можете приступити до цього проекту. Якщо ж часу не залишиться, перенесіть його на завтрашній день. Не відкладайте справи на потім
Ви любите виконувати роботу в ніч перед дедлайном? Пора позбавлятися від цієї звички. Якщо ви хочете зрозуміти, як встигнути все на роботі, то почніть боротися зі своїм коханням відкладати справи на потім. Пам'ятайте, що апетит приходить під час їжі. Якщо у вас в даний момент немає настрою щось робити, чи ні натхнення для того, щоб почати новий проект, подумайте над тим, як можна розділити цього "слона" на "жаби". А коли у вас буде невеликий список з простих дій, ви точно зможете знайти ту справу, яку можна буде виконати вже сьогодні. Такий простий спосіб допоможе вам позбутися від ліні. А коли справу розпочато, вже простіше його продовжувати, ніж починати проект з чистого аркуша. Усуньте пожирачів часу
Що не дає вам працювати продуктивно? Ви не можете відповісти на це питання? Як встигнути все на роботі? Слід знайти пожирачів часу. Багато люди не віддають собі звіту в тому, як багато вони прокрастинируют. Їх день починається з перевірки всіх соціальних мереж, потім вони йдуть пити каву і розмовляти з колегами. Після цього ранкового ритуалу людина вирішує виконати легкі завдання, виконання яких заважають дзвінки друзів і родичів. І тільки до вечора у людини виходить зайнятися роботою. Але, на жаль, часу на продуктивну діяльність залишається дуже мало.
Як боротися з поганими звичками? Потрібно їх міняти на хороші. Але робити це слід поступово. Почніть з того, що кожен день ви будете виписувати все, що ви робите. Ви прийшли на роботу і відразу зайшли "ВКонтакт"? Так і пишіть в своєму списку. Вас відволік колега, зверніть на це свою увагу. Подзвонив постачальник і завадив вам закрити місячний звіт? Обов'язково вкажіть це. Записи потрібно робити протягом тижня. А потім підвести підсумки. Подивіться, що забирає у вас час? Соціальні мережі, роз'їзди, балачки? Намагайтеся позбавлятися від шкідливих звичок. Менше розмовляйте з колегами в робочий час, поставте блокування соціальних мереж. Так у вас вийде займатися своєю роботою більш продуктивно. Порядок – запорука успіху
Як виглядає ваше робоче місце? Воно схоже на звалище? Тоді не дивуйтеся, чому у вас не виходить працювати продуктивно. Чим менше на столі буде стояти предметів, тим краще. Різні милі фоторамки, гуртки, підставки, напоминалки – все це відволікає вашу увагу і заважає вам зосередитися на поточному проекті. Як встигнути все на роботі? Наведіть порядок на своєму робочому місці. Чистота вашого столу – це показник того, наскільки чисто у вас в голові. Людина, яка віддає собі звіт в кожній дії, буде намагатися все розкладати по місцях і не збирати купу документів на столі. А ось персона, яка не може мислити продуктивно, буде розводити хаос навколо себе. Не захаращувати своє робоче простір або ж свій кабінет. Пам'ятайте, що у кожної речі повинне бути своє місце. Якщо його не буде, то предмет вічно буде вам заважати і потрапляти на очі. На підтримання порядку вам слід витрачати від 5 до 7 хвилин кожен день. Тоді вам не доведеться наводити генеральне прибирання раз на тиждень. Автор: Ksenga 16 Вересня 2018
Категория: Развлечения
Як все встигнути на роботі? Принципи тайм-менеджменту