Як планувати свій день, щоб все встигати: ефективні методи, цілі, відгуки
Опубликованно 12.10.2018 18:54
Стан хронічної нестачі часу породжує у людини почуття провини і власної неповноцінності, а також сприяє розвитку психологічних комплексів. Люди, погано справляються з розподілом своїх сил і можливостей, беруть на себе занадто багато або уникають всякого планування, як правило, зазнають краху в усіх починаннях. Їм складно розставляти пріоритети, і в результаті вирішення кожної поставленої задачі дається їм з великими труднощами і не приносить внутрішнього задоволення.
Як правильно планувати день, щоб все встигати? Як зробити так, щоб цейтнот перестав бути життєвою нормою, поступившись місце зібраності і радості від кожного чергового подолання?
7 причин скласти список справ
Нездатність продумати свої дії на кілька кроків вперед і скласти відповідний алгоритм, призводить до того, що людина втрачає уявлення про тимчасових рамках. Незначні або безглузді заняття можуть відняти у нього весь день, а дійсно пріоритетні завдання відсунуться на другий план і втратять свою актуальність.
Уміння укладати кожну чергову мікроцель в строгу «тимчасову капсулу» і відводити їй правильне місце на шкалі черговості і є основним задумом такого напрямку, як тайм-менеджмент. І перш ніж зрозуміти, як планувати свій день, щоб усе встигати, потрібно визначити для себе 7 переваг даної практики: Вироблення корисних звичок і відмова від старих. Найнадійніший варіант ввести у своє життя яке-небудь корисне становить і відмовитися від того, що заважає – це почати заповнювати свій «календар успіху», відзначаючи в щоденному списку кожний етап перемоги над собою. Наприклад: «7-й день на корисною дієті» або « 3-й день без жирної їжі». Розумне розподіл сил. Багато завдання забирають у людини величезну кількість сил, тому планування допоможе розділити енерговитратні процеси на періоди, що чергуються з менш складними питаннями. Підвищення власної ефективності. Через чітке зазначення мети до людини приходить розуміння необхідності отримання результату, і йому легше сконцентруватися на досягненнях. Підвищення стресостійкості. Коли індивід ясно уявляє, чого він хоче досягти, він перестає мучитися невпевненістю і сумнівами, є основним джерелом побутового стресу. Вироблення пунктуальності і конструктивності. Людина, практикуючий тайм-менеджмент, здатний тверезо оцінювати свої можливості і розуміти, скільки часу займе у нього та чи інша задача. Це звільняє його від зайвої суєти і дозволяє відчувати себе господарем становища при будь-якій ситуації. Зняття напруження з мозку. Відсутність планів на папері примушує людину тримати всі поточні завдання і перспективи в розумі, тому досягти повної концентрації на роботі не вийде – мозок буде постійно посилати тривожні сигнали про необхідність зробити безліч справ. Розкриття творчого потенціалу. Коли людині не потрібно кидатися у пошуках чергової мети, у нього вивільняється багато творчої енергії. В результаті навіть рутинні завдання сприймаються індивідом з інтересом. Про таких людей кажуть, що вони «фонтанують ідеями».
Іншими словами, режим дня планують з метою навести лад у всіх своїх справах і стати реальним власником свого часу, а не його сліпим споживачем.
Коли краще складати план
Як навчитися планувати свій день? За результатами наукових досліджень було доведено, що найкраще людина засвоює мотивуючу інформацію, якщо обміркує і перекладе її на папір перед відходом до сну. До ранку мозок встигає повністю засвоїти список запланованих справ і прийняти їх як належну необхідність.
Прокинувшись, людина вже не задається питанням про те, потрібно чи ні йому виконувати пункти складеного переліку, і, таким чином, вже з перших хвилин після пробудження готовий приступити до його виконання. Спосіб складання списку справ
Новачкам планування прийдешнього дня краще проводити на папері, класичним способом. Так він встигає не тільки вказати всі необхідні цілі, але і обдумати їх необхідність. Можливо, зазначена на папері завдання виявиться не такою важливою, порівняно з іншими, як це здавалося спочатку. Крім того, блокнотик зручніше носити з собою постійно і часто перечитувати. Він не залежить від потужності батареї телефону або іншого електронного носія.
Досвідченим планувальникам необхідно добре підійде будь-який зручний гаджет. Там список справ буде легше коригувати з урахуванням форс-мажорних обставин, так і переглядати складену програму на день їм потрібно не так часто, як початківцям.
Як планувати свій день, щоб все встигати?
Є кілька правил, які допоможуть недосвідченому послідовникові тайм-менеджменту уникнути помилок при складанні щоденного плану і його проходження: потрібно вибрати той носій інформації (блокнот або гаджет, який буде зручно тримати в руці, на який приємно дивитися; список справ потрібно завжди мати при собі; кожен виконаний пункт переліку потрібно викреслювати відразу по його виконання; навпроти кожного пункту треба проставляти час, за яке він повинен бути виконаний (в перший місяць час практики вказується «з запасом»); не можна вказувати у списку більше справ, ніж людина виконує зазвичай, але потрібно обов'язково вписати 2-3 завдання, які потрібно вирішити неодмінно, незважаючи ні на що; необхідно складати перелік таким чином, щоб складні справи чергувалися з більш простим і було виділено час на відпочинок.
Основне правило даного аналітичного напрямку: відкриватися список повинен найважливішою завданням на день і поступово сходити до малозначущих цілей. Якщо зробити навпаки, людина весь день буде зі страхом чекати моменту, коли треба буде взятися за складну справу, і продуктивність його знизиться за всіма показниками.
Визначення своїх цілей
Перш ніж скласти перший список справ, чоловік повинен проаналізувати своє життя як осмислене рух до якоїсь значущої події. Це може бути перспектива на рік-два вперед (поїздка на дорогий курорт, весілля або покупка машини) або довгостроковий проект (стати відомим письменником, отримати керівну посаду на виробництві).
У будь-якому випадку кожен прожитий день повинен просувати людини у зазначеному напрямі, а значить, і в списку завдань необхідні пункти, які цьому сприяють просуванню. Найкраще в досягненні великої мети допомагає «тактика микрошагов», суть якої полягає у формуванні множини послідовних алгоритмів, неухильно наближення індивіда до його задумом. Як планувати свій день, використовуючи цю практику? Тактика «микрошагов»
Як працює ця одна з основних стратегій тайм-менеджменту, можна розібрати на прикладі наміри індивіда відкрити пошивочную майстерню. Що йому для цього знадобиться? Скласти бізнес-план. Заручитися інвестиціями, взяти в кредит або накопичити потрібну суму. Зареєструватися в податкових органах та ін.
Кожен з пунктів сам по собі містить безліч різних маніпуляцій, а значить, не може бути частиною щоденного плану, а буде завершальним моментом певного періоду – 1-2 тижнів, місяця, року. Тому склавши список великих завдань, людина має повернутися до першого пункту і розбити його на кілька частин. Так, розділ про складанні бізнес-плану прийме більш конкретну форму з легко здійсненним порядком дій: Знайти в інтернеті кілька фірм, які займаються бухгалтерським послугами. Вивчити відгуки та вибрати організацію, що користується довірою у бізнесменів. Записатися на прийом до фахівця та ін.
Тепер людина точно розуміє, що йому потрібно робити, і може поступово включати необхідні пункти в свій щоденний список, але обов'язково враховуючи свої можливості виконати задумане. Мета, ще вчора здавалася недосяжною мрією, виявиться доступною, і бажане здійсниться набагато швидше, ніж якщо б майбутній підприємець підходив до справи без чіткого уявлення про свої дії.
Організація дня: нюанси
Як планувати свій день, щоб все встигати? Необхідно відразу відмовитися від звички «відсипатися» після трудового тижня, оскільки довгий сон, як і його відсутність, спричиняє дезорієнтацію в часі - об'єкту набагато складніше «увійти в колію» і виконати задумане.
За відгуками психологів, 8-годинний період з 22:00 до 6:00 ранку є самим продуктивним часом для відпочинку, після якого людина відчуває себе готовим до звершень та енергетично оновленим.
Як планувати робочий день? В режимі службового графіка, виникають завдання, які потребують негайного вирішення – наприклад, діловий дзвінок або термінова зустріч. Якщо несподівані обставини не заважають виконанню плану, то їх ніяк не можна фіксувати, але якщо форс-мажор вимагає серйозного підходу, то слід замінити часом, витраченим на нього, менш важливі справи. При цьому нереалізовані цілі переносяться на інший день або вирішуються на дозвіллі.
В правильну організацію дня входить також введення суворого ліміту на користування соціальними мережами, електронною поштою та іншими відволікаючими додатками (якщо це не є частиною робочого процесу). Слід виділити на інтернет-спілкування або перегляд новин з пошти не більше 30 хвилин в день, розбивши це час на 2-3 підходу.
Вміння відмовляти і делегування
Не знаєте, як правильно планувати свій день? Запам'ятайте ще одне правило: дуже важливо виключити заважають чинники, які виникають щодня і проявляються в тиску суспільства на почуттях обов'язку, вини або відповідальності індивіда. Як правило, велика частина таких моментів не заснована на справжньої необхідності звернення до допомоги людини і є лише бажанням кого-небудь скласти з себе тягар зайвих справ або полегшити собі життя за рахунок товариша. Якщо індивід, практикуючий тайм-менеджмент, усвідомлює спробу опонента скористатися його безвідмовністю, йому потрібно навчитися одразу відмовляти, без пояснення причин або обіцянок повернутися до цього питання «в інший раз». Всього кілька безуспішних спроб та отриманих відмов - і маніпулятор сам залишить вас у спокої і перемкне увагу на кого-небудь іншого.
Але є ситуації, коли надати допомогу дійсно необхідно. Тоді об'єкт повинен знайти оптимальний вихід з положення і вирішити, чи можливо надати сприяння через делегування (перекладання відповідальності за виконання справи на іншу особу), або краще зробити все самому. Відгуки досвідчених послідовників описуваного напрямку підтверджують, що після ретельного аналізу ситуації чи 10% виникають форс-мажорів такого типу дійсно заслуговують особистого уваги людини і цілком вирішувані іншими способами. Плануємо день дитини
Дитина доподрсткового віку не в змозі грамотно оперувати поняттями часу і енергетичного балансу, тому його необхідно постійно спрямовувати в потрібне русло, не забуваючи й про те, що діти більш дорослих потребують стимуляції. У школяра обов'язково повинен залишатися годину-дві в день на те, що йому цікаво в поточний момент. Саме у вільний від занять час прокидається його творчий потенціал і зароджуються особисті (а не нав'язані батьками) цільові завдання.
Складати розклад дня дитини потрібно з його участю, і хоча кожен пункт списку потребує обговорення і прийняття обома учасниками процесу, не можна забувати, що думка школяра має бути переважаючим. Батькам необхідно тільки коригувати тимчасові рамки для кожного заняття, грунтуючись на реальних можливостях дитини.
Стежити за тим, щоб школяр намагався не ухилятися від створеного алгоритму, потрібно ненав'язливо. Нічого страшного, якщо якусь справу буде виконано в поспіху або залишиться нереалізованим – важливіше, щоб дитина навчилася робити висновки, аналізуючи минулий день і правильно оцінюючи свої дії. Для цього кожен вечір перед складанням списку завдань на наступний день треба обговорити з юним планувальником всі проблеми, з якими він зіткнувся на шляху прямування алгоритмом, а потім спільно вирішити, як запобігти повторному виникненню перешкод.
Аналіз помилок і правильні висновки
Як планувати свій день, щоб все встигати? Перші кроки в організації самодисципліни неминуче супроводжуються помилками і промахами, що виходять з незнання людиною власних можливостей і невміння ефективно розпоряджатися виділеним лімітом часу. Зазвичай для ліквідації основних причин періодично трапляються «провалів» достатньо протягом 1-3 місяців аналізувати кожен прожитий день, складаючи черговий список, враховувати зроблені висновки.
Але буває, що і 3 місяць, і навіть півроку регулярного планування не приносять плодів. Вже до середини дня графік перестає бути актуальним, а виконання проектів, зазначених у ньому, відсувається перспективу. У цьому випадку метод вимагає коректування. Планувальником доведеться тимчасово відмовитися від складання щоденного розкладу і протягом тижня вести «щоденник своїх справ», записуючи в нього всі чинені дії і відзначаючи час початку і завершення маніпуляцій.
Через потрібний час дані складеного хронометражу звіряють з записами старих списків. Швидше за все, реальні цифри витрачених хвилин і годин на деякі маніпуляції будуть сильно відрізнятися від тих, які людина планував витратити спочатку. Наступний розпорядок потрібно формувати вже виходячи з своїх дійсних можливостей. Через кілька тижнів час, відведений на менш важливі справи, можна починати скорочувати – спочатку на кілька хвилин, а потім і до мінімально необхідного терміну.
Послідовники тайм-менеджменту в своїх відгуках стверджують, що будь-яка людина, налаштований скорегувати своє життя так, щоб ніколи не стикатися з навантаженням цейтноту, здатний досягти видимих результатів вже через 5-7 місяців. Для цього зовсім не обов'язково вивчати всі нюанси аналітичного напряму – досить дотримуватися загальних принципів методу і застосовувати основні техніки організації свого часу. Автор: Уляна Орєхова 7 Жовтня, 2018
Категория: Развлечения
Як планувати свій день, щоб все встигати: ефективні методи, цілі, відгуки