Як на роботі все встигати: покрокова інструкція. Тайм-менеджмент: управління часом
Опубликованно 16.09.2018 11:23
Протягом робочого дня нерідко справ виявляється стільки, що неможливо впоратися. А інші співробітники вже збираються додому, і залишається лише сумно подивитися їм услід, знову поринувши в роботу. Як все встигати? Тайм-менеджмент для жінок і чоловіків допоможе в цьому.
Ранок починається з створення робочого графіка
Насправді мало хто знає, як організувати роботу, щоб все встигати. Щоб весь процес пройшов найбільш продуктивно і закінчився тоді, коли і в інших товаришів по службі, потрібно починати день трохи раніше, ніж зазвичай. Вставши на півгодини раніше, можна не поспішаючи зібратися на роботу, задавши швидкий, але розмірений ритм. "Поспішай не поспішаючи" – в цьому раді, що дістався нам від предків, дуже багато корисного.
Запізнившись на роботу, можна вибитися з робочої атмосфери на весь день, і до того ж не кожному роботодавцю це сподобається, адже йому потрібен фахівець не тільки професійний, але і пунктуальний. А пізній прихід може вплинути на власну працездатність, особливо якщо колективний працю. Здатність керування часом тут доведеться як не можна до речі.
Якщо прийти на роботу трохи раніше, можна спокійно перевірити пошту, скласти графік необхідних справ, ознайомитися з потрібною інформацією, а заодно випити чашку ароматної кави, попутно придумавши для компанії якийсь вигідну пропозицію.
Зручний робочий графік
Багато людей взяли за правило планувати робочий час з допомогою графіка. При його складанні слід врахувати, що як мінімум півгодини піде на різні розмови з товаришами по службі, які до роботи, як правило, не ставляться. А також можуть виникнути непередбачені ситуації, коли необхідно порадитися з керівництвом або колегами. Зазвичай такі переговори можуть тривати до години. Якщо не ладиться робота, можна звернутися за допомогою до співробітників, а наступного разу прийти їм на допомогу.
У переліку робіт обов'язково повинен бути врахований рутинна праця, в який включені ознайомлення або сортування документів, редагування наявної бази даних. Ці процеси зазвичай викликають повне відторгнення. Вже через 20 хвилин хочеться все кинути і поїхати за черговий чашкою смачної кави. Проте в ідеалі це бажання потрібно перебороти. Краще пройтися по кабінету, послухати улюблену мелодію і відразу повернутися на місце, знову поринувши в роботу і закінчивши її. Психологи з'ясували, що в цей час включається послепроизвольное увагу, і цей процес є найбільш ефективним для робочої продуктивності.
Знайти місце у робочому графіку необхідно і для тих виробничих питань, що передбачають виконання завдань, в яких задіяні і інші працівники. Наприклад, це спільна праця, наради, ділові зустрічі, необхідні обговорення. Плануйте свій робочий день. Це допоможе максимально розподілити час і провести його якнайефективніше.
Як його планувати?
Вдома і на роботі як все встигати? Тайм-менеджмент для жінок і чоловіків рекомендує наступне. Потрібно звикнути виконувати всі подібні справи з дня у день в один і той же час. Наприклад, знайомитися з новинами або переглядати пошту надійшла з 9 до 10.30, зустрічі з партнерами або клієнтами відбуваються з 11.00 до 13.00. А о 16.00 годині нехай відбудеться взаємодія з колегами з приводу робочої діяльності, і непогано дозволити собі при цьому обговорювати проблеми з чашкою кави.
Тим, хто не знає, як все встигнути на роботі і вдома, необхідно вміти правильно розставляти пріоритети, визначивши, що потрібно виконати в першу чергу, а що можна відкласти на деякий термін. Можна звернутися до начальника, щоб він підказав, що потрібно зробити в першу чергу. І не слід мовчати, якщо попереду складна робота, а шеф вирішив навантажити додаткової. У цьому випадку варто запропонувати йому заради тільки що поставленого завдання відмовитися від усіх інших. Тоді рішення питання буде здійснюватися набагато швидше.
Боротьба за чистоту
Робочий стіл – власна територія, і саме від розподілу на ній функціонально розташованих речей залежить швидкість виконуваних завдань. Щоб тут було все впорядковано, краще залишати все на своїх місцях перед відходом додому. Охайність у власній робочій зоні відіграє вирішальну роль, тому що: Полегшує день, проведений в офісі. Не доводиться гарячково перебирати всі, в десятий раз сортувати і перекладати. Підвищується ефективність праці. Порядок на столі кожного працівника сприяє підняттю іміджу всієї компанії та рівнем професіоналізму кожного співробітника. Що робити далі?
Після обіду або легкого перекусу слід залишки їжі теж прибрати, щоб вони не заважали, не відволікали запахами – всі ці дрібниці будуть відволікати від роботи.
А якщо робота колективна, то бажано, щоб і колеги знали, що в якомусь місці столу можна буде взяти, не порушуючи при цьому заведений порядок. І якщо документів багато, можна скласти їх перелік і прикріпити на чільне місце. Тоді час на пошуки у всіх буде значно скорочено.
Будь-яку довідку чи записи особистого характеру краще сховати в стіл, і визначивши для них конкретні місця. Знаючи, де що знаходиться, не доведеться витрачати час на постійні шукання. Зручно приготувати папки різних кольорів або наклеїти на них кольорові смужки, щоб завжди можна було виділити потрібну.
Будь-який робочий стіл з часом наповнюється все новими паперами, тому періодично потрібно робити ревізію, звільняючись від непотрібних речей і паперів. Якщо робити це постійно, прибирання не буде віднімати багато часу.
Час залежить від колег
У багатьох робочий простір – це одна велика зона, іменована відкритим плануванням. Вважається, що так утворюється функціональна гнучкість і економічність, але для колективу це не завжди зручно, так як постійно хтось вторгається в особистий простір, заважає зосередитися. Потрібно навчитися управління часом і працювати в такій обстановці, а не витрачати дорогоцінні хвилини на розмови. Для особистих питань настане можливість після закінчення роботи.
Допомога та все про неї
Ще один спосіб, як все встигати на роботі, - це не дозволяти використовувати себе. Допомогти – це святе, але якщо подібне перетворюється в постійне дію, то пора задуматися, а чи не помилка це – регулярно виконувати роботу за іншого, а власну робити, коли всі пішли додому? В результаті складеться думка, що працівник не встигає справлятися із завданням. І чергове підвищення може дістатися саме тому, кому доводилося допомагати, витрачаючи власний час.
Якщо що-то на роботу не виходить, піддаватися панічним настроям не варто. Об'єктивний погляд і концентрація допоможуть заспокоїтися і зрозуміти, що не все так драматично. Краще витратити додатково півгодини, щоб обміркувати ситуацію, що склалася. Може, доведеться звернутися за допомогою до колег або керівнику, щоб не витрачати час на невирішену проблему.
Іноді можна і зізнатися, що в якихось питаннях поодинці рішення не приходить, так як можливості людини, на жаль, не безмежні, як і робочий час. Але постійно відмовлятися від роботи або запрошувати на допомогу інших не варто, щоб керівництво не вирішило, що цей співробітник нічого не вміє.
Але може статися, що нове завдання забирає багато часу, а старих теж накопичилося достатньо. Тоді є кілька варіантів: взяти додатковий час або попросити перенести завдання на потім. Можна і відмовитися від доручення, якщо воно чомусь не сподобалося, але так можна робити деяку кількість разів, інакше керівництву набридне співробітник, виявляє подібну самостійність.
Якщо втома не дозволяє працювати
Велика кількість роботи іноді не дозволяє вчасно відпочити. Намагаючись швидше закінчити робочий процес, людина не зауважує, що втомився і давно настав час відпочинку. А потім настає розплата – головний біль, нездужання, поганий настрій, пасивність.
Але стомлення – це лише недовгий зниження працездатності, коли внутрішні ресурси виснажилися, але під час перепочинку знову відновляться.
Тому тим, хто не знає, як на роботі все встигати, слід пам'ятати, що після інтенсивної праці повинен обов'язково наслідувати відпочинок. Краще всього, якщо погода сприятлива, вийти на свіже повітря, хоча б на маленький проміжок часу. Якщо немає такої можливості, то бажано випити вітамінний чай або з'їсти фрукти. Не виснажувати себе
Харчування під час роботи, підтримує організм. Добре, якщо в компанії або на виробництві фіксований перерву. Для нормальної працездатності треба добре підкріпитися. І деякі поспішають відразу на перекур, коли вже пора приступати до роботи. А якщо порахувати, що в середньому викурюється одна сигарета на годину, і це займає приблизно до 10 хвилин, без урахування, що під час цього зав'язалася цікава розмова з колегою, то виходить значна цифра.
На чашечки кави або чаю в день витрачається додатково до 1,5 години, на телефонні розмови з дітьми або батьками теж йде багато часу, от і виходить, що робочі будні підходять до кінця занадто рано, а всі справи ще не зроблені. Автор: Женя Бондар 15 Вересня 2018
Категория: Развлечения
Як на роботі все встигати: покрокова інструкція. Тайм-менеджмент: управління часом